|
התקבלה ההחלטה לחגוג את החתונה באירוע הכי גדול והכי נוצץ, הכול כבר כמעט מוכן.
התאריך נבחר, יש אולם, קבעתם עם הצלם, יש DJ , יש קייטרינג ויש הכול כדי שהאורחים יגיעו במועד המיוחל וישמחו בשמחתכם, מה שנשאר לכם עכשיו זה רק להזמין את כל אותם אורחים, שמרגע זה לבטח כבר אימצו את השם "המוזמנים".
בשלב זה קרוב לוודאי שיעלו השאלות הבאות:
-
- כמה מוזמנים יגיעו ועל כמה מנות התחייבנו?
- מה הבטיח לנו הצלם, כמה תמונות נקבל?
- כמה האירוע הולך לעלות לנו?
- האם להזמין את כל החבר'ה מהעבודה או רק את אילו שקרובים לי?
- האם דודה מלכה תבוא עם כל ששת ילדיה או רק עם השניים הגדולים?
- כמה מקומות לשמור לה ?
- איפה כל אחד יישב?
-
ובכן, לארגן אירוע גדול זה דבר לא פשוט שדורש לא מעט זמן והשקעה. בנוסף יש ליצור רישום מסודר של כל מה שקבעתם עם בעלי המקצוע השונים וכמובן לטפל בהגעת המוזמנים. לשם כך בדיוק הוקם אתר "מוזמנים".
ארגון האירוע יכול להיות פשוט ואף מהנה, ואם מארגנים אותו באופן יעיל ומסודר גם ניתן לחסוך בהוצאות השונות.
כדי להבין הכי טוב איך האתר יעזור לכם לארגן את חתונתכם, נתחיל מהשלב הראשון:
רישום לשירות
השימוש בשירות האתר מחייב רישום קצרצר על מנת ליצור חשבון משלכם.
לאחר הרישום תקבלו שם משתמש וסיסמה לצורך הזיהוי שלכם במערכת.
פתיחת אירוע חדש
השלב הראשון הינו יצירת אירוע חדש בחשבון שלכם, מערכת האתר נבנתה כך שתוכלו להשתמש בכל המידע השמור לכם מאירוע לאירוע לדוגמה תוכלו להשתמש במאגר המוזמנים שלכם גם לאירוע הבא שתחגגו.
באירוע הבא (אולי ברית / בריתה) אין צורך להתחיל לנהל את הרשימות מחדש, הכול כבר זמין עבורכם באתר.
ייבוא קובץ מוזמנים/ הזנת מוזמנים באופן ידני
באתר קיים מאגר אורחים ראשי, מאגר זה הוא בעצם הרשימה הראשית שמכילה את הפרטים של האורחים של כל האירועים שלכם, את הרשימה ניתן לעדכן ולשנות בכל עת.
ניתן להזין למאגר אורחים באופן ידני או להשתמש בממשק הייבוא על מנת לייבא קובץ מוזמנים מסוג אקסל אם קיים.
קישור אורחים לאירוע
לאחר שיצרתם אירוע חדש ויש לכם מאגר אורחים ניתן לקשר את האורחים לאירוע ובעצם להפוך אותם מסתם אורחים במאגר למוזמנים לאירוע, בצורה זו ניתן להזמין רק אורחים מסוימים לכל אירוע שתחגגו ועדיין לשמור רשימה מלאה של כל האורחים שלכם מכל האירועים.
לדוגמה אם היום אתם מתחתנים ובעוד שנה תחגגו ברית / בריתה אין צורך להמציא את רשימת האורחים מחדש פשוט מעדכנים את הרשימה הקיימת וממנה מקשרים לאירוע החדש.
הכנסה של בעלי המקצוע למאגר האישי
לכל משתמש קיים באתר אלפון בעלי מקצוע. אלפון זה הוא בעצם פנקס וירטואלי בו ניתן לשמור את כל הפרטים עבור כל נותני השירותים / בעלי המקצוע באירוע שלכם.
לאורך זמן תגלו שהאלפון יהפוך שמיש מאוד היות והוא תמיד זמין עבורכם עבור כל אירוע נוסף שתחגגו.
עיצוב הזמנה דיגיטאלית
על מנת שהאורחים יידעו שהם מוזמנים לאירוע שלכם קרוב לוודאי שתשלחו או תמסרו להם הזמנה שעיצבתם בבית דפוס כלשהו, בנוסף להזמנה זו כשירות חינמי באתר תוכלו גם ליידע אותם על האירוע בדואר אלקטרוני ע"י הזמנה דיגיטאלית שתוכלו לעצב בעצמכם. להזמנה הדיגיטאלית ניתן לצרף קובץ תמונה של ההזמנה המעוצבת שלכם מבית הדפוס ובנוסף לעצב את הטקסט הכתוב בה.
שליחת ההזמנה למוזמנים בדוא"ל / קוד אישור
לאחר שעיצבתם את ההזמנה הדיגיטאלית שלכם, הגיע הזמן ליידע את האורחים על האירוע ולאפשר להם לאשר או לדחות את הגעתם, שירות הדואר באתר יישלח עבורכם את ההזמנה הדיגיטאלית המעוצבת לכל המוזמנים בעלי כתובת דואר אלקטרוני, הדואר יישלח פעם אחת לכל אורח אלא אם כן תבחרו אחרת.
לכל הזמנה דיגיטאלית יצורף שם האורח כך שהפנייה אליו תיעשה יותר אישית, בנוסף יצורף להזמנה זו קישור ייחודי לאתר בו יוכל האורח בלחיצת כפתור לאשר או לדחות את הגעתו לאירוע ולציין כמה מקומות יש לשמור לו.
אישור הגעה ע"י המוזמנים
הזמנתם את כל קרוביכם, חברים, משפחה,שכנים,חבר'ה מהעבודה וכל מי שהינכם חפצים לערב בשמחתכם, האם כולם יגיעו? ובכן גם אנחנו לא יודעים אבל בעזרת אישורי הגעה של המוזמנים ניתן לדייק יותר בהערכה של כמות המוזמנים ובמילים אחרות לחסוך כסף.
אז מה עושים כדי לחסוך כסף?
לכל אותם מוזמנים שיש לכם את כתובת הדואר האלקטרוני שלהם מומלץ לשלוח הזמנה דיגיטאלית, הם יקבלו את ההזמנה עם הקישור ורובם המכריע יאשרו את הגעתם או ידחו אותה ויציינו את מספר המקומות שיש לשמור להם.
למוזמנים שאין כתובת דואר אלקטרוני ניתן לצרף להזמנה המודפסת את קוד האישור המופק באופן אוטומטי ע"י המערכת בצירוף כתובת האתר. קוד זה הינו ייחודי לכל מוזמן ומשמש מעין סיסמה לאישור או דחיית הגעתו לאירוע, בדומה לקישור בהזמנה הדיגיטאלית.
בדיקת סטאטוס הגעה וכמות אורחים מאושרת
בכל שלב ושלב תוכלו לצפות בסטאטוס אישורי ההגעה של המוזמנים לאירוע. תוכלו לראות מי אישר הגעתו ומי דחה אותה, כמה מקומות בפועל כבר אושרו וכמה מוזמנים צפויים להגיע לאירוע שלכם.
כמו כן תוכלו גם לעדכן ידנית את סטאטוס ההגעה, שליחת ההזמנה והערות עבור כל אחד ואחד מהמוזמנים שלכם.
סידור שולחנות אוטומטי / ידני
בכל זמן ובכל שלב תוכלו להשתמש בכלי לסידור המוזמנים בשולחנות באירוע, כלי זה הינו נוח ויעיל על מנת ליצור רשימה של כל השולחנות והמוזמנים היושבים בהם. ניתן לסדר את המוזמנים בשולחנות באופן אוטומטי ולאחר מכן לבצע התאמות אישיות לסידור שיהיה נכון יותר מבחינתכם.
הסידור האוטומטי יסדר את המוזמנים שלכם ע"פ הקרבה שלהם, וייקבע את מס השולחנות הנחוץ ע"פ מספר המקומות בכל שולחן, בנוסף תמיד תוכלו לסדר את המוזמנים באופן ידני ומוחלט ולקבוע הגדרות אישיות עבור כל שולחן ושולחן.
הדפסת רשימת המוזמנים / שולחנות
סיימתם לעדכן את כל הרשימות, זימנתם את האורחים ויש סידור שולחנות כל שנותר הוא להדפיס את הרשימה ולהעבירה לגן האירועים / אולם השמחות כדי ליצור את פתקיות ההושבה לאורחים.
הכנסה של המתנות שהתקבלו
מזל טוב ! סוף סוף אתם אחרי האירוע והגעתם לשלב המעניין והמותח בו מגלים מה וכמה כל אחד הביא לכם במתנה וכמובן האם כיסיתם את ההוצאות השונות.
במיוחד בשביל זה קיים באתר שדה מתנה בו ניתן להזין את סכום המתנה שהביא כל אורח, כך תדעו מה הביא כל אחד ובנוסף תקבלו מושג עדכני על הסכום הכולל של כל המתנות.
מאזן ההוצאות מול ההכנסות
לאנשים קשה להודות בכך אך לכולם חשוב מאוד - בנוסף להצלחת האירוע - גם העניין הכלכלי, האם הרווחנו מהאירוע או הפסדנו.
לאחר האירוע, אם הזנתם למערכת את ההוצאות שלכם על האירוע והמתנות שהתקבלו תוכלו לדעת בלחיצת כפתור האם כיסיתם את ההוצאות ומה היה ההפרש, האם זהו רווח או הפסד.
לאתר יתרונות ברורים נוספים בארגון אירועים:
כל המידע נשמר באתר לשימוש באירוע נוסף
זוג ממוצע חוגג בד"כ מספר אירועים בשנים הראשונות לנישואיו, זה מתחיל מאירוע החתונה וממשיך לאירועי ברית / בריתה של הילדים שנולדים בשנים הבאות שלאחר החתונה ואפשר גם להמשיך ולספור את ימי ההולדת ובר/בת המצווה וכו'.
ובכן ע"י שימוש בכלים באתר אין צורך לשמור ולנהל קבצים/דפים וניירות עם רשימות עבור כל אירוע, פשוט מעדכנים את הרשימות באתר ומשתמשים בנתונים מאירוע לאירוע. בצורה זו מנהלים רשימת אורחים ראשית אחת אותה מעדכנים מפעם לפעם וממנה מקשרים אורחים לכל אירוע חדש.
אלפון וירטואלי של בעלי המקצוע השונים כולל הערות אישיות שלכם
לנוחיותכם קיים באתר אלפון בו תוכלו להזין את כל הפרטים של בעלי המקצוע ונותני השירותים השונים באירוע שלכם כמו כן תוכלו להזין הערות עבור כל אחד לדוגמה: מה הבטיח לכם הצלם ועל מה התחייב.
נגישות מכל מקום שיש אינטרנט
האתר והמידע שלכם זמינים עבורכם תמיד ומכל מקום בו קיים אינטרנט.
אתם לא בבית ורוצים לדעת מה מספר הטלפון של הדיג'י , או כמה כסף הביא לכם השכן לחתונה? אין בעיה כנסו לאתר ותבדקו המידע נמצא שם עבורכם.
אפשרות לתת לקרוביכם (לדוגמה הורים) להזין את המוזמנים שלהם
הפעם הראשונה של יצירת רשימת האורחים הראשית יכולה להיות משימה לא פשוטה, צריך לאסוף מההורים את האורחים שלהם, לא לשכוח אף בן משפחה, שכנים וכו' וכמובן לבדוק שאין כפילויות ושלא נשכח אף אחד.
מעתה ניתן לחלק את המשימה באופן שכל הורה יזין בעצמו את אורחיו והכל יתרכז לרשימה אחת מסודרת אותה ניתן לעדכן בכל עת, אם פתאום נזכרו ההורים בעוד אורח שרוצים להזמין הם יזינו אותו בעצמם למערכת והרשימה הראשית תעודכן בהתאם.
* כמובן שאם כבר קיים קובץ אקסל ניתן לייבא אותו לאתר באופן אוטומטי ובכך לפשט את התהליך.
ייצוא של רשימת המוזמנים לאקסל
את הרשימות השונות ניתן לייצא לאקסל עבור גיבוי / הדפסה או סתם אם מתחשק לכם לתת עותק של הרשימה למישהו מבלי לתת לו גישה לחשבונכם באתר.
ובכן חוגגים יקרים ,
חתונה , ברית , בריתה או יום הולדת זה לא משנה. לסיכומו של עניין, השימוש באתר יאפשר לכם:
יעילות וגמישות בארגון האירוע שלכם ,
חיסכון בזמן ובכסף,
סדר ונוחות,
מידע חשוב / טיפים,
וכמובן שירות חינם, והכי חשוב מזל טוב !
|